Caros Leitores,
Já sabemos que o e-mail é uma forma importantíssima de comunicação nos dias de hoje. Sem dúvida, o e-mail cada vez mais vem substituindo vários tipos de comunicação.
Mas apesar de ser fácil e cômodo, o e-mail pode ser perigoso por diversos motivos. Você deve redobrar o cuidado na hora de abrir um e-mail desconhecido, se possível, nem abra, para evitar contaminação por vírus e outros males… Além disso, e-mails comerciais podem ser considerados SPAM, ou seja, propaganda não solicitada e portanto existem regras para enviá-los.
E-mails corporativos, devem seguir certas regras de etiqueta para que você não fique mal visto no seu ambiente de trabalho. Então, vamos as dicas:
01- Após uma conversa de negócios, procure enviar um e-mail com o conteúdo da conversa resumido, para que fique registrado tudo que foi decidido;
02- Nunca responda um e-mail com raiva. Por mais que a mensagem não lhe agradre, espere alguns minutos e pense bem no que irá escrever. E-mail é um documento e pode atrapalhar seu relacionamento com seus clientes, amigos e outros…
03- Procure manter um padrão em seus e-mails, de preferência, envie e-mails de maneira formal até para seus amigos, isso ajuda a evitar problemas de interpretação das mensagens e deixar você em uma situação difícil;
04- O assunto da mensagem ajuda a identificar o conteúdo da mesma, seja claro e direto. Quanto mais claro o assunto da mensagem, maior a chance de resposta imediata;
05- Seja objetivo! Ninguém gosta de ficar lendo textos longos. Deixe claro o que você espera de quem está lendo o e-mail e deixe detalhes mais longos para o fim do e-mail;
06- Evite o excesso de anexos. Procure compactar os arquivos caso tenha que enviar muitos. Você pode hospedar os arquivos em servidores da internet e oferecer o link no corpo do e-mail, ou, pode informar quais são os anexos e enviar por demanda para quem se interessar.
07- Ganhe tempo. Responda seus e-mails o mais rápido possível. Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje.
08- Ao enviar e-mails para várias pessoas ao mesmo tempo, procure enviar e-mails em “cco” (com cópia oculto), para que você não divulgue indevidamente os e-mails alheios.
09- Utilize uma assinatura. Ela será seu cartão de visitas. Sua assinatura deve ser se possível, curta e direta, com as informações mais importantes. (Nome, empresa, cargo, contatos) Lembre-se: Assinatura não é currículo.
Assumindo uma postura profissional, você será bem visto e nunca criticado pelo envio de e-mails.
Outras regras também são importantes quando você envia e-mails corporativos e/ou comerciais. Fique atento a ortografia, utilize sempre um corretor ortográfico. Para e-mails enviados para pessoas que você não conhece, oferça sempre um modo para que ela possa optar por não receber mais seus e-mails caso ela não queira.
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